Pět nejčastějších otázek k bezpapírové personalistice
Autor textu: Zdeněk Sýkora | Autor foto: Marcos Luiz | Datum publikace: 15. 4. 2020
K tématu bezpapírové personalistiky (eHR) každému okamžitě naskočí řada otázek. Bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance, zaměstnavatele, malého nebo velkého, existuje pár takových, které napadnou skoro každého. Pojďme si je projít.
Co to přinese?
Úspory
eHR přináší úspory jak ve formě přímých nákladů, tak ve formě využití příležitostí, ke kterým byste se jinak nedostali. (více o tom proč se eHR vyplatí v samostatném článku Vyplatí se eHR?)
Nová role personalisty
Postupem času se s personalisty stal více úředník, který není hodnocen podle toho jak “HR šlape”, ale podle toho, zda jsou všemi a včas vyplněny všechny formuláře. Cílem eHR je vrátit personalistu zpět do role personalisty, který pracuje s lidmi, nikoliv s papíry.
Rychlost
Na rychlosti záleží. Vzpomínáte si ještě na akci “GDPR”? Kolik papírů bylo potřeba se zaměstnanci podepsat a vždy to velmi spěchalo? eHR vám poskytne nástroje, jak dokumenty rychle doručit zaměstnancům, podepsat je, vybrat zpět a uložit do spisů zaměstnanců. A kdyby se náhodou objevila kontrola, tak i nástroj, jak se k dokumentům rychle dostat napříč firmou.
Komfort
Zaměstnanci vám vyjdou vstříc, pokud jim k tomu poskytnete potřebné nástroje. Úkoly po termínu často nejsou způsobeny nezájmem, ale tím, že se k nim zaměstnanec jednoduše nedostal. eHR přináší podpis personálních dokumentů do mobilu či tabletu každého zaměstnance. Podpis odkudkoliv a kdykoliv dává každému možnost podepsat potřebné dokumenty z domova nebo po cestě z práce. Zabere to minutu a je vyřešeno.
Mohu pracovní smlouvu uzavřít elektronicky?
Ano, stejně jakoukoliv jinou smlouvu. Elektronická forma a elektronický podpis dokumentu nic neubírá na vážnosti či platnosti. Podle platné legislativy je elektronická forma dokumentu rovnocenná formě papírové.
Ve firmě máme funkční biometrický podpis bylo by možné ho použít?
Ano, bylo, ale jeho použití lze doporučit pouze pro konkrétní případy. Hlavním důvodem pro zavedení bezpapírové personalistiky je mimo jiné komfort uživatelů i personalistů, který spočívá v možnosti vzdáleného podpisu – kdykoliv, odkudkoliv. Použití biometrického podpisu je podmíněno vlastnictvím podpisového tabletu. (fyzického zařízení, které není ani malé ani levné), který nemáte vždy k dispozici, čímž je tato výhoda úplně eliminována. A i pokud by vaše firma byla schopna zajistit podpisový tablet pro každého, není možné ho jednoduše propojit např. s mobilním telefonem.
Biometrický podpis má svůj smysl tam, kde zaměstnanec nemá k dispozici žádný jiný podepisovací nástroj (elektronický podpis). Typicky se jedná o nástup nového zaměstnance, kterému ještě nebyl žádný elektronický podpis vydán, a přesto s ním smlouvu chceme podepsat elektronicky. Zde je v současné době biometrický podpis jasnou volbou, alespoň do doby, kdy státem garantovaný elektronický podpis bude samozřejmostí.
Naši zaměstnanci jsou nonIT. Zvládli by to?
Dokáží vaši zaměstnanci ovládat svůj bankovní účet v mobilním telefonu nebo v počítači? Pak při vhodně zvoleném řešení a realizaci, eHR nebude o moc složitější. Zkušenosti z firem, kde eHR zavedli naopak ukazují pozitivní přijetí ze strany zaměstnanců, kteří oceňují, že mají ke svým dokumentům neustálý přístup, a především podpis dokumentů mohou realizovat odkudkoliv a kdykoliv. Nezáleží, zda jsou v práci, nemocní nebo na služební cestě.
Aby tomu tak bylo, je nutné klást důraz na pozitivní uživatelskou zkušenost. Způsob, jak budou zaměstnanci pracovat se svými dokumenty a jak je budou podepisovat musí být jednoduchý a intuitivní bez složitých nastavování a konfigurací. Internetové bankovnictví je v tomto dobrým vzorem. Pokud eHR začnete budovat s využitím elektronických podpisů na kartách nebo tokenech, budete pozitivní zkušenosti u zaměstnanců dosahovat velmi ztěžka, protože už pouhá konfigurace čtečky karet může být pro řadu nonIT lidí velký problém. Takže ano, eHR se dá budovat i pro nonIT zaměstnance, ale je potřeba volit to správné řešení.
Jak soud udělá grafologický rozbor podpisu?
Nejprve malá odbočka. V prvé řadě si položte otázku kolikrát ve vaší praxi se soudní spor se zaměstnancem dostal do stavu, kdy byl nutný grafologický rozbor a kolikrát to byl ten klíčový faktor, který rozhodl. Ano stává se to, ale s četností opravdu minimální. Nesmíme zapomenout, že podepsaný dokument je pouze jeden z mnoha faktorů i když důležitý. Zaměstnanec chodil do práce, měl kolegy, pobíral mzdu atd.. Zpochybnění podpisu, které odporuje realitě, není tak jednoduché. Vraťme se k původní otázce, kde je odpověď jednoduchá: Nijak, pokud nebudete eHR stavět na biometrickém podpisu. Soud resp. soudem pověřený znalec bude zkoumat platnost elektronických prvků, které jsou s dokumentem svázány – elektronické pečeti, podpisy, časová razítka. Vše lze nastavit a zajistit tak, aby i po desítkách let bylo prokazatelné, že podpisy jsou platné v souladu s celoevropským nařízením eIDAS.
