Bezpapírová personalistika

Zbavte se papírových dokumentů v komunikaci se svými zaměstnanci

Naše řešení eHR umožňuje digitalizovat personální procesy, zefektivnit rutinní personální úkony spojené s výměnou dokumentů a přiblížit se v oblasti HR k bezpapírové kanceláři. Osobní kontakt personalisty se zaměstnanci tak může být využit na situace, které si to opravdu vyžadují.

Role řešení eHR

Zjednodušit přístup zaměstnanců k informacím a jejich sdílení

Zvýšit ochranu osobních údajů zaměstnanců

Omezit papírové dokumenty a jejich oběh

Snížit administrativní zátěž personalistů

Sjednotit a automatizovat rutinní procesy

Zjednodušit vyřizování personální agendy pro zaměstnance

Řešení eHR je založeno na sdílení dokumentů formou elektronických spisů jednotlivých zaměstnanců a jejich schvalování a podepisování prostřednictvím elektronického podpisu. Dokumenty nemusíte tisknout, řešit jejich logistiku, ani jejich fyzickou archivaci. To vše při zachování stejné právní relevance jako v procesu s papírovým dokumentem.

Elektronický podpis, elektronická pečeť, časové razítko jsou pojmy, které vyvolávají u zaměstnanců pocit složitosti a očekávání budoucích komplikací. Elektronický spis, byť se o všechny tyto pojmy opírá, míří na jednoduchost. Zaměstnanci, personalisté i manažeři jsou od těchto věcí odstíněni. Dokumenty vygenerované z personálních systémů jsou předány kompetentním osobám. Jediné, co musí udělat, je dokumenty elektronicky schválit nebo podepsat.

Přínosy

  • Jednotný nástroj pro práci s elektronickými dokumenty v rámci HR

  • Interakce personalisty se zaměstnancem elektronickou formou

  • Zajištění právní relevance elektronických dokumentů

  • Možnost podepsání dokumentů kdykoli a odkudkoliv i v situacích jako je pracovní cesta, dovolená nebo nemoc a z jakéhokoli zařízení (notebook, tablet, mobilní telefon) bez instalace software

  • Zrychlení a zefektivnění procesů (předání dokumentu, kontrola, vrácení…)

  • Neustálý přehled o podpisových úkolech předaných zaměstnancům

  • Automatické upomínání zaměstnanců nebo nadřízených o blížícím se termínu úkolu

Funkce a vlastnosti

  • Automatické zakládání elektronických spisů dle zaměstnanců a pracovních poměrů

  • Automatické zatřiďování dokumentů do složek a spisů

  • Zobrazení dokumentů a práce s nimi dle rolí (zaměstnanec, manager, personalista, super-personalista)

  • Ruční vstup dokumentů pro zaměstnance

  • Přesouvání dokumentů mezi spisy

  • Vyhledávání dokumentů dle metadata (typ dokumentu, název dokumentu, osobní číslo, společnost atd.)

  • Náhled na dokumenty v běžných formátech (pdf, jpg, bmp…)

  • Možnost podepisování s využitím elektronického podpisu (biometrický podpis / podpis založený na interním certifikátu / uznávaný, resp. kvalifikovaný elektronický podpis)

  • Hromadný podpis dokumentů jedním kliknutím

  • Vytváření úkolů na zaměstnance a nadřízené s cílem zajistit podpis dokumentů

  • Pečetění dokumentů a opatřování dokumentů kvalifikovanými časovými razítky

  • Možnost využívání notifikací

  • Přístup k dokumentům dle vazeb podřízenosti a nadřízenosti, resp. rolí

  • Nastavování stavů o zpracování dokumentů pro různé týmy např. pro personální agendu a mzdovou agendu

  • Definice vlastní adresářové struktury

  • Definice vlastních typů dokumentů

Podporované procesy

Nástup nového zaměstnance

Změny pracovně-právního vztahu

Sběr personálních a mzdových dokumentů/dokladů

Související reference