Naše řešení eHR umožňuje digitalizovat personální procesy, zefektivnit rutinní personální úkony spojené s výměnou dokumentů a přiblížit se v oblasti HR k bezpapírové kanceláři. Osobní kontakt personalisty se zaměstnanci tak může být využit na situace, které si to opravdu vyžadují.
Role řešení eHR
Zjednodušit přístup zaměstnanců k informacím a jejich sdílení
Zvýšit ochranu osobních údajů zaměstnanců
Omezit papírové dokumenty a jejich oběh
Snížit administrativní zátěž personalistů
Sjednotit a automatizovat rutinní procesy
Zjednodušit vyřizování personální agendy pro zaměstnance
Řešení eHR je založeno na sdílení dokumentů formou elektronických spisů jednotlivých zaměstnanců a jejich schvalování a podepisování prostřednictvím elektronického podpisu. Dokumenty nemusíte tisknout, řešit jejich logistiku, ani jejich fyzickou archivaci. To vše při zachování stejné právní relevance jako v procesu s papírovým dokumentem.
Elektronický podpis, elektronická pečeť, časové razítko jsou pojmy, které vyvolávají u zaměstnanců pocit složitosti a očekávání budoucích komplikací. Elektronický spis, byť se o všechny tyto pojmy opírá, míří na jednoduchost. Zaměstnanci, personalisté i manažeři jsou od těchto věcí odstíněni. Dokumenty vygenerované z personálních systémů jsou předány kompetentním osobám. Jediné, co musí udělat, je dokumenty elektronicky schválit nebo podepsat.
Přínosy
Jednotný nástroj pro práci s elektronickými dokumenty v rámci HR
Interakce personalisty se zaměstnancem elektronickou formou
Zajištění právní relevance elektronických dokumentů
Možnost podepsání dokumentů kdykoli a odkudkoliv i v situacích jako je pracovní cesta, dovolená nebo nemoc a z jakéhokoli zařízení (notebook, tablet, mobilní telefon) bez instalace software
Zrychlení a zefektivnění procesů (předání dokumentu, kontrola, vrácení…)
Neustálý přehled o podpisových úkolech předaných zaměstnancům
Automatické upomínání zaměstnanců nebo nadřízených o blížícím se termínu úkolu
Funkce a vlastnosti
Automatické zakládání elektronických spisů dle zaměstnanců a pracovních poměrů
Automatické zatřiďování dokumentů do složek a spisů
Zobrazení dokumentů a práce s nimi dle rolí (zaměstnanec, manager, personalista, super-personalista)
Ruční vstup dokumentů pro zaměstnance
Přesouvání dokumentů mezi spisy
Vyhledávání dokumentů dle metadata (typ dokumentu, název dokumentu, osobní číslo, společnost atd.)
Náhled na dokumenty v běžných formátech (pdf, jpg, bmp…)
Možnost podepisování s využitím elektronického podpisu (biometrický podpis / podpis založený na interním certifikátu / uznávaný, resp. kvalifikovaný elektronický podpis)
Hromadný podpis dokumentů jedním kliknutím
Vytváření úkolů na zaměstnance a nadřízené s cílem zajistit podpis dokumentů
Pečetění dokumentů a opatřování dokumentů kvalifikovanými časovými razítky
Možnost využívání notifikací
Přístup k dokumentům dle vazeb podřízenosti a nadřízenosti, resp. rolí
Nastavování stavů o zpracování dokumentů pro různé týmy např. pro personální agendu a mzdovou agendu
Definice vlastní adresářové struktury
Definice vlastních typů dokumentů
Podporované procesy
Nástup nového zaměstnance
Změny pracovně-právního vztahu
