CIO Business World 10/2019 | Na poli archivace dokumentů se dnes v elektronickém světě střetávají dva hlavní směry. V prvé řadě je to archivnictví ve smyslu českého zákona o archivnictví a spisové službě a v řadě druhé je to dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů ve smyslu evropského nařízení eIDAS.
V tomto článku se pokusíme nastínit jejich rozdíly, podobnosti a nutnost jejich spojení a symbiózy.
Definice archivace
Z obecného hlediska, z pohledu zákona o archivnictví a spisové službě, je archivnictví definováno jako „obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní“[1] a archiv jako „zařízení, které slouží k fyzickému ukládání archiválií a péči o ně“[2]. Kde archiválii zjednodušeně chápeme jako dokument (ať už v jakékoli podob), který má určitou kulturně historickou hodnotu.
Nařízení eIDAS o archivaci, respektive o dlouhodobém uchovávání, hovoří v článku 34, Kvalifikovaná služba uchovávání kvalifikovaných elektronických podpisů, kde je nastíněn smysl toho, že se primárně jedná o dlouhodobou péči o elektronické podpisy a pečetě, nikoli o elektronický dokument jako takový.
Detailní specifikace pro dlouhodobou péči o elektronické podpisy a pečetě je pak obsažena v technické normě ETSI TS 119 511 Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques.
Obecný princip archivace
Výše zmíněné přístupy je v praxi potřeba spojit a starat se jak o elektronický dokument (tzn. jeho uložení tak, aby bylo možné jej kdykoli nepoškozený získat), tak o bezpečnostní prvky elektronických dokumentů v podobě elektronických podpisů a pečetí (tzn. ověření jejich platnosti a společně s daným dokumentem jejich dlouhodobé uchování). Takto vybudované řešení archivu elektronických dokumentů se skládá ze dvou úzce spojených částí.
Fyzická vrstva primárně zajišťuje funkce správy úložišť a samotné uložení binární podoby elektronického dokumentu. Tedy to, aby elektronický dokument byl:
- v definované době dostupný
- čitelný
- uložen správně a efektivně
- uložen s definovanou retencí, tedy aby byla stanovena perioda, kdy dokument nesmí být smazán
- po uplynutí retenční doby bezpečně smazatelný
Logická vrstva pak implementuje funkce, které:
- zajišťují rozlišení formátu daného elektronického dokumentu
- provádí ověření elektronických podpisů a pečetí, pokud jsou v elektronickém dokumentu nalezeny
- zabezpečují uložení výsledků validace elektronických podpisů a pečetí společně a nerozlučně s dokumentem
- udržují platnost bezpečnostních prvků po dobu existence elektronického dokumentu za využití technik elektronického podpisu
- zprostředkovávají přístup uživatele k takto uchovávaným dokumentům
Řešení archivace v praxi
Společnost SEFIRA nabízí řešení důvěryhodného elektronického archivu, vybudovaného dle principů uchování elektronických podpisů a pečetí popsaných výše, v podobě svého produktu OBELISK Trusted Archive.
OBELISK Trusted Archive klade důraz zejména na:
- Validaci dokumentů vstupujících do archivní péče a zajištění důkazních materiálů v podobě:
– detailních validačních reportů ověření jednotlivých elektronických podpisů / pečetí
– certifikátů, které byly použity pro podepsání / pečetění archivovaného dokumentu
– revokačních informací použitých certifikátů (v podobě CRL nebo OCSP)
– seznamů důvěryhodných kotev v podobě EU TSL - Balíčkování dokumentů v rámci archivačních procesů, kdy jsou dokumenty podle definovaných pravidel seskupovány do množin, o něž je následně pečováno
- Pečetění archivních balíčků včetně vložení časového razítka
- Udržování platnosti archivních balíčků formou přerazítkování
- Poskytnutí důkazních materiálů v podobě souboru výše uvedených důkazních informací
Nabízena je jak varianta pro on-premise nasazení s možností integrace na garantované úložiště pro dlouhodobé a bezpečné uložení binární podoby elektronických dokumentů, tak i archiv v podobě cloudové služby.
Michal Hanzal | Solution Consultant společnosti SEFIRA
Článek vyšel v časopisu CIO Business World (10/2019)