OBELISK Digitální Spisovna nabízí specifické funkce, které naplňují požadavky na provoz spisovny jako funkční složky elektronické spisové služby vyplývající ze zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, vyhlášky 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby NSESSS.
Ve spisovně je možné jednotlivé dokumenty vyhledávat, zobrazit, spravovat, ale i evidovat zápůjčky, připravovat skartační návrhy a skartační protokoly.
V rámci skartačního řízení OBELISK Digitální spisovna poskytuje následující operace:
- sestavení skartačního návrhu
- vyjmutí určených SIP ze skartačního návrhu
- schválení skartačního návrhu
- export skartačního návrhu ve formě SIP bez komponent dle NSESSS pro potřeby provedení skartačního řízení v nadřazeném archivu původce
- zpracování odpovědní dávky z nadřazeného archivu dle NSESSS
- export SIP dle NSESSS včetně komponent pro uložení v nadřazeném archivu
- vymazání dokumentů a spisů, které prošly skartačním řízením
- vyhledávání a prohlížení historie provedených skartačních řízení
Pro dlouhodobou péči o uložené dokumenty využívá OBELISK Digitální Spisovna služeb dlouhodobého uchovávání elektronických podpisů, pečetí a časových razítek v souladu s Nařízením eIDAS.
Funkce OBELISK Digitální spisovna:
- Možnost ručního i automatického vkládání dokumentů
- Vstupní kontrola přijatých dokumentů
- Sledování a řízení stavu přijatých dokumentů
- Evidence událostí souvisejících s uložením, přístupem a manipulací s dokumenty
Uložení dokumentu i v případě nedostupnosti cílového úložiště
Tvorba a editace metadatových položek
Vyhledávání a poskytování uložených dokumentů
Full-textové vyhledávání v rámci vybraného dokumentu
Zobrazení detailu dokumentu
Rychlý náhled na dokumenty
Možnost stažení dokumentu
Zapůjčení dokumentů k badatelské činnosti (Badatelský deník)
Evidence listinných dokumentů
Pro dlouhodobou péči o uložené dokumenty využívá OBELISK Digitální Spisovna služeb dlouhodobého uchovávání elektronických podpisů, pečetí a časových razítek v souladu s Nařízením eIDAS.
PŘÍNOSY
Dlouhodobá důvěryhodná péče o dokumenty uložené ve spisovně
Komplexní pokrytí skartačního řízení včetně komunikace s nadřazeným archivem
Dosažení shody s Nařízením eIDAS a NSESSS pro práci s dokumenty ve spisovně