Home 
Produkty a služby Archivace dokumentů
Archivace dokumentů
40% IT oddělení nedokáže určit, zda v posledních dvou letech došlo k neoprávněným přístupům k podnikovému obsahu či zda byly některé dokumenty neoprávněně změněny či smazány.AIIM Watch – ECM security survey 2008
Záruka pravosti a legislativní platnosti digitální podoby dokumentu
Pracujete s elektronickými fakturami, smlouvami nebo jinými daňově či právně relevantními dokumenty? Generujete významné elektronické obchodní transakce? Používáte datové schránky? Chcete zachovat jejich dlouhodobou legislativní nezpochybnitelnost? Pokud ano, směřujete k digitálnímu archivu nebo k důvěryhodnému úložišti dat.
Archivace zahrnuje klíčové procesy spojené s dlouhodobým ukládáním dokumentů všech typů bez ohledu na způsob jejich vzniku. Archivují se nejen vlastní dokumenty, ale také podpůrná metadata popisující daný dokument a všechny potřebné bezpečnostní prvky. Důraz je kladen na zachování původně uložených dokumentů takovým způsobem, aby bylo možno kdykoliv prokázat, že dokumenty nebyly po celou dobu archivace změněny, a že
v době vzniku byly platné. To vše samozřejmě s možností archivované dokumenty v budoucnu kdykoliv zobrazit.
Bezpečnostní opatření zaměřená na jednoznačné řízení přístupu a práv k nakládání s takto uloženými dokumenty a jejich údaji, na přesné provádění archivního a skartačního řádu a dalších pravidel zajišťují nezpochybnitelnost důvěryhodnosti v celém procesu archivace. Dodržení platného legislativního rámce je nezbytnou součástí takového řešení.
Problematika úložišť a archivů se rozšířila s nasazením elektronického podpisu, časových razítek a úpravou příslušného legislativního rámce, který zavádí nové pojmy. Klíčovým je pojem „legislativně platný dokument". Elektronický dokument označený zaručeným elektronickým podpisem, popř. i časovým razítkem, se stává platným dokumentem se svojí právní silou.
Jak s takovým dokumentem nakládat a hlavně jak ho uložit nebo archivovat? Zavádí se nové pojmy, jako datové schránky, ověření platnosti dokumentu, ověření platnosti elektronického podpisu, předarchivační zpracování dokumentů, archivní formáty umožňující dlouhodobou archivaci legislativně platných dokumentů. Ukládání i archivace musí akceptovat specifické procesy, které je nutné zakomponovat do stávajících scénářů pro práci s dokumenty.
Důvěryhodné úložiště je tak dalším řešením, které odráží již zmiňovanou problematiku dlouhodobé archivace legislativně platných dokumentů a zajištění jejich platnosti po celou dobu jejich existence.
